{"id":451,"date":"2010-08-12T00:00:37","date_gmt":"2010-08-11T22:00:37","guid":{"rendered":"http:\/\/www.living-lexicon.at\/sudelbuch\/?p=451"},"modified":"2010-11-07T13:15:55","modified_gmt":"2010-11-07T11:15:55","slug":"information-overload-abwege-und-auswege","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.living-lexicon.at\/sudelbuch\/allgemein\/451\/information-overload-abwege-und-auswege\/","title":{"rendered":"Information Overload &#8211; Abwege und Auswege"},"content":{"rendered":"<p>Anl\u00e4\u00dflich des <a href=\"http:\/\/blogs.technet.com\/readyblogaustria\/archive\/2009\/08\/10\/mythos-multitasking-information-overload-awareness-day-am-12-august.aspx\">Information Overload Awareness Day<\/a> am 12.08. habe ich mir einige Gedanken dazu gemacht, weil die Informations\u00fcberflutung doch eine Tatsache ist, mit der wir tagt\u00e4glich konfrontiert werden und die die Effizienz unserer Arbeit vermindert. In einem <a href=\"http:\/\/www.sfgate.com\/cgi-bin\/article.cgi?f=\/c\/a\/2005\/05\/04\/HP.TMP&amp;type=tech\">Versuch<\/a> wurde sogar festgestellt, da\u00df st\u00e4ndige Ablenkung durch Emails und Telefonate einen sch\u00e4dlicheren Einflu\u00df auf die Konzentration hat als Marihuana (dazu allerdings relativierend <a href=\"http:\/\/itre.cis.upenn.edu\/~myl\/languagelog\/archives\/002493.html\">http:\/\/itre.cis.upenn.edu\/~myl\/languagelog\/archives\/002493.html<\/a>).<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Wie der dieser <a href=\"http:\/\/biviesp01\/sites\/plastics\/it\/ITDocuments\/InformationOverload_BasexReport.pdf\">Bericht von Basex bezgl. Informationsflut <\/a> aufzeigt, sind die damit zusammenh\u00e4ngenden Probleme bzw. deren L\u00f6sung durchaus relevant f\u00fcr den Erfolg eines Unternehmens: &#8222;<em>&#8230; solving the problem of information overload as a competetive advantage<\/em>&#8220; (S. 15). Und es ist nat\u00fcrlich ein nicht zu untersch\u00e4tzender Kostenfaktor (s. 10). &#8222;<em>Considering the impact of interruptions on the enterprise, it is surprising that managers aren&#8217;t more concerned.<\/em>&#8220; (S. 11). Das trifft umsomehr zu, als auch bereits die private Informationsflut (L\u00e4uten von Privatmobiltelefonen, Erledigung der privaten Email-Korrespondenz w\u00e4hrend der Arbeitszeit etc.) das Arbeitsumfeld zu \u00fcberschwemmen beginnt &#8211; auch das eine Sache, mit der ich tagt\u00e4glich konfrontiert werde.<\/p>\n<p><em>Abwege: Einzelprobleme der Informationsflut<\/em><\/p>\n<p>Vor nunmehr bereits zehn Jahren hatten wir in unserer Firma die Projekte \u201eInformationsflut\/fluss\u201c und &#8222;Unnotwendige St\u00f6rungen&#8220;. Schon damals wurden Probleme zwar erkannt, aber l\u00e4ngst nicht in den Griff gebracht.<\/p>\n<p>\u201eInformationsflut\u201c ist allerdings kein Einzelproblem, sondern ein Komplex von Problemen, den ich hier \u2013 ohne Anspruch auf Vollst\u00e4ndigkeit \u2013 mit Hauptaugenmerk auf  das Medium \u201eEmail\u201c etwas zu strukturieren versuchen m\u00f6chte.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>St\u00f6rende Unterbrechungen:<\/strong><br \/>\nSt\u00e4ndig eintrudelnde Emails, Telefonate etc. lenken uns von unserer T\u00e4tigkeit ab. Darunter kann einerseits die Qualit\u00e4t der Arbeit leiden. Andererseits kann dadurch die Dauer, an der man insgesamt an einer Aufgabe arbeitet, verl\u00e4ngert werden, weil man st\u00e4ndig den roten Faden verliert, den man dann wieder aufnehmen mu\u00df (s. z. B. <a href=\"http:\/\/biviesp01\/sites\/plastics\/it\/ITDocuments\/IM_Interruption.pdf\">Czerwinski et al. Instant Messaging: Effects of Relevance and Timing<\/a>, weitere Literatur dazu auf <a href=\"http:\/\/interruptions.net\/literature.htm\">Interruptions.net<\/a>).<\/li>\n<li><strong>Wahl der Mittel:<br \/>\n<\/strong>Aufgrund der Unkompliziertheit, mit der Emails an Gott und die Welt verschickt werden k\u00f6nnen, wird dieses Medium oft als in jedem Falle probates Mittel angesehen, um Information weiterzugeben oder zu speichern. So landet oft Wissen unstrukturiert in den Datengruften von Mailservern und Archiven und geht somit de facto f\u00fcr den einzelnen oder das Unternehmen verloren.<br \/>\nDamit zusammenh\u00e4ngend, aber eher als Kommunikationsproblem zu sehen ist die Art, wie man sich Information beschafft (oder in weiterem Sinne eben \u201ekommuniziert\u201c). Auch hier wird oft das Email als Allheilmittel angesehen.<\/li>\n<li><strong>Qualit\u00e4t der Information:<\/strong><br \/>\nKonfrontation mit Information wird oft als belastend empfunden, wenn die Qualit\u00e4t der Information schlecht ist, was dann oft mit Quantit\u00e4t ausgeglichen wird. Um einen Begriff der Elektrotechnik zu gebrauchen: die SNR (Signal to Noise Ratio) ist sehr gering; das Rauschen ist im Verh\u00e4ltnis zum Signal sehr hoch. Das trifft sowohl f\u00fcr z. B. das einzelne Mail zu (hundert Zeilen von Signature, Disclaimern etc. auch im internen Mailverkehr gegen\u00fcber einer Zeile Information) als auch f\u00fcr die Gesamtheit des Mailverkehrs zu (von hundert Emails etwa beinhalten nur 20 f\u00fcr mich relevante Informationen; es werden zu einem Thema drei Mails verschickt, weil der Absender es nicht geschafft hat, es gleich im ersten Mail ersch\u00f6pfend zu behandeln).<br \/>\nEin Aspekt der Qualit\u00e4t einer Information kann auch die Art sein, in der sie vermittelt wird (s. oben \u201eWahl der Mittel\u201c), wenn man etwa mit ihr <em>jetzt<\/em> konfrontiert wird, obwohl man sie jetzt nicht ben\u00f6tigt (sondern vielleicht sp\u00e4ter oder \u00fcberhaupt nicht).<br \/>\nEine weitere Facette der Informationsqualit\u00e4t ist die Auswahl der Informationsempf\u00e4nger. Wer ungebeten Information bekommt, die er nicht ben\u00f6tigt, f\u00fcr den verliert der \u00fcbermittelte Inhalt den Charakter von Information, es wird zum \u201ereinen Rauschen\u201c.<\/li>\n<\/ul>\n<p><em>Auswege: M\u00f6glichkeiten zur Bek\u00e4mpfung der Informationsflut<\/em><\/p>\n<p>Sowohl die Kosten, die durch ineffiziente Informations\u00fcbermittlung und Kommunikation verursacht werden, als auch der Wettbewerbsvorteil, den Erkennung und L\u00f6sung der Probleme verschaffen k\u00f6nnen und in der Regel schon aufgrund eines schnelleren \u201ekorporativen Reaktionsverm\u00f6gens\u201c (das gerade in Krisenzeiten essentiell sein kann) auch werden, sollten deutlich machen, da\u00df es sich nicht mehr um ein theoretisches Problem handelt. Folgende Vorschl\u00e4ge zur L\u00f6sung oder Minimierung der angef\u00fchrten Probleme k\u00f6nnten die Informations- und Komminikationsstruktur und \u2013kultur verbessern:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>St\u00f6rende Unterbrechungen:<\/strong><br \/>\nDurch Tools wie z. b. <a href=\"http:\/\/research.microsoft.com\/en-us\/downloads\/8bd3a415-2628-48e9-8305-f54bc5704d2f\/default.aspx\">GroupBar<\/a> k\u00f6nnte f\u00fcr Computerarbeiten diese Zeitspanne der Wiederaufnahme reduziert werden.<br \/>\nAm besten ist es aber nat\u00fcrlich, gleich gar nicht zu st\u00f6ren. Eine M\u00f6glichkeit, Unterbrechungen von vornherein zu unterbinden, w\u00e4re z. B. das Beenden von Email-Clients (Outlook), Instant-Messaging-Diensten und das Abschalten bzw. Umleiten von Telefonen (z. B. Umleitung auf Textmeldung \u201eBitte nicht st\u00f6ren\u201c) w\u00e4hrend der Zeit konzentrationsintensiver oder kritischer Aufgaben.<br \/>\nDenkbar w\u00e4re auch eine Art von Ampelsystem (\u00e4hnlich dem Status bei z. B. Windows Messenger), das anzeigt, ob ein Kollege gerade gest\u00f6rt werden kann oder nicht.<br \/>\nEine Binsenweisheit, die nichtsdestoweniger leider viel zu wenig beachtet wird, steht auch schon im Protokoll zum erw\u00e4hnten Firmenprojekt \u201eUnnotwendige St\u00f6rungen\u201c ganz dick &#8222;<em>GRUNDS\u00c4TZLICH SOLLTE JEDER, BEVOR ER ZUM H\u00d6RER GREIFT, UM JEMANDEN ZU FRAGEN, \u00dcBERLEGEN, OB ER SELBST DIE ANGELEGENHEIT L\u00d6SEN KANN (etwa durch nachsehen etc). LERNEFFEKT! ANSTATT UNN\u00d6TIGER IMPROVISATION (=Zeitverlust) MEHR PLANENDE ORGANISATION.<\/em>&#8222;<\/li>\n<li><strong>Wahl der Mittel:<br \/>\n<\/strong>Wenn Information \u00fcbermittelt wird, dann ist zu hinterfragen, wozu diese Information dient bzw. welcher Art die Information ist. Bei der Menge an Tools wie WIKIS, Blogs, CMS etc., die heutzutage mehr oder weniger kostenlos (z. B. als Open Source) zur Verf\u00fcgung stehen, ist Email in vielen Bereichen bereits ein Anachronismus.<br \/>\nZur \u00dcbermittlung von nur punktuell (also etwa nur f\u00fcr einen bestimmten Auftrag) interessanten Informationen im Sinne \u00fcblicher Gesch\u00e4ftskorrespondenz ist Email sicher ein geeignetes Medium, die Speicherung sollte dann aber nicht im Postfach der Benutzer erfolgen, sondern z. B. in einem Archivsystem wie etwa dem bei uns im Aufbau befindlichen Easy Documents.<br \/>\nWill man hingegen Wissen (im Sinne von Know How) vermitteln, dann ist es besser in einem Wiki aufgehoben. Allenfalls k\u00f6nnte ein Link auf den Wikiartikel per Mail versendet werden (keinesfalls der Inhalt selbst, denn der ist idR dynamisch und kann bereits nach Sekunden vom Wiki-Eintrag abweichen!), aber selbst das ist kaum n\u00f6tig, bestenfalls bei neuen Artikeln. Bei existierenden Artikeln k\u00f6nnte jeder User selbst einstellen, bei \u00c4nderungen verst\u00e4ndigt zu werden.<br \/>\nUnterliegt die Information oftmaliger \u00c4nderung, wobei es wichtig ist, den Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt nachzuvollziehen, w\u00e4re auch ein Dokumentenmanagementsystem geignet.<br \/>\n\u201eWissen im Werden\u201c \u2013 also etwa Diskussionen von Projektgruppen \u00fcber ein Theme \u2013 w\u00fcrde, wie der Name schon sagt, in Discussion Boards geh\u00f6ren und nicht in endlose Mailketten.<br \/>\nWas die Wahl der Mittel f\u00fcr die Informationsbeschaffung (bzw. Kommunikation) betrifft, gilt \u00c4hnliches.<br \/>\nEine Aufgabenanfrage etwa mit Terminisierung und Priorit\u00e4tseinstufung ist geeigneter als ein Mail des Inhalts \u201eKannst Du mir bitte bis \u2026.. das und das machen \u2026.\u201c.<br \/>\nEine Termineinladung ist selbstverst\u00e4ndlich stets einem normalen Mail vorzuziehen.<br \/>\nUnd oftmals ist sicher ein kurzes Telefonat oder pers\u00f6nliches Gespr\u00e4ch effizienter als Email-Ping-Pong.<br \/>\nDazu noch eine Schlu\u00dffolgerung aus unserem Projekt Informationsflut\/fluss (2.7.1999): &#8222;<em>Daher ist es auch am effizientesten ein Mail zu verschicken mit genauer Angabe, wo Info am Netz zu finden ist (Lerneffekt). Wenn nur eine Person von einer Informationsweitergabe betroffen ist, ist ein pers\u00f6nliches Gespr\u00e4ch zur Eind\u00e4mmung der Infoflut und F\u00f6rderung der Kommunikation angebracht. Wird eine Info telefonisch \u00fcberbracht, wird dies selten als St\u00f6rung betrachtet. Im Gegensatz zu Info telefonisch fordern; in diesem Falle sollte man sich Gedanken \u00fcber Wichtigkeit\/Dringlichkeit machen und gegebenenfalls lieber ein Email verfassen.<\/em>&#8222;<\/li>\n<li><strong>Qualit\u00e4t der Information:<br \/>\n<\/strong>Hier gibt es keine Patentrezepte oder Tools. Die Verantwortung des einzelnen, des \u201eFacharbeiters\u201c ist gefragt. Er mu\u00df absch\u00e4tzen k\u00f6nnen, <em>WAS<\/em> er <em>WEM<\/em> am besten <em>WIE<\/em> vermittelt, er wird auch dementsprechend bezahlt. Vollst\u00e4ndige Problemstellung, Konzentration auf das Wesentliche, Vermeidung von R\u00fcckfragen, Setzen von Terminen, das alles scheint so selbstverst\u00e4ndlich und wird dennoch oft genug ignoriert.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ein Beitrag<strong> <\/strong>zur Erh\u00f6hung der Informations- und Kommunikationseffizienz k\u00f6nnte ein verbindlicher Verhaltenskodex (ein Teil ist ja ohnehin in unserem Primero abgebildet) f\u00fcr Emails, Telefonate etc. sein. Offenbar geht der Wunsch nach solchen Richtlinien auch von den Usern aus (s. z. B. <a href=\"http:\/\/www.computerwoche.de\/software\/office-collaboration\/1888784\/\">Wir brauchen eine E-Mail-Kultur<\/a>). Solche Richtlinien k\u00f6nnen in etwa <a href=\"http:\/\/www.computerwoche.de\/software\/bi-ecm\/1888202\/index4.html\">so<\/a> aussehen.<\/p>\n<p><em>Ein Vorschlag<\/em><\/p>\n<p>Einen solchen Kodex k\u00f6nnte man auch negativ formulieren, etwa in folgender Manier (hier sind viele Untugenden vertreten, die mir bisher untergekommen sind und mir noch immer in nicht zu untersch\u00e4tzender H\u00e4ufigkeit unterkommen):<\/p>\n<ul>\n<li>Schreib einfach drauf los. \u00dcberleg dir nicht lange, was du \u00fcberhaupt sagen willst, verzichte auf langwierige Strukturierung durch Abs\u00e4tze und die Auseinandersetzung mit korrekter Syntax, Grammatik und Orthographie. Der Empf\u00e4nger wird schon wissen, was du meinst, so d\u00e4mlich ist er ja nun auch wieder nicht.<\/li>\n<li>Formuliere dein Anliegen so verschwommen wie m\u00f6glich. Erspare dir Details wie z. B. Auftrag-, Bestell- oder Artikelnummern. Wenn der Empf\u00e4nger das wissen will, dann wird er sich schon melden.<\/li>\n<li>Verschwende keine Zeit auf einen aussagekr\u00e4figen Betreff, schreib einfach irgendwas oder einfach gar nix, wenn dir nix einf\u00e4llt. Der Empf\u00e4nger kann sich dann immer \u00fcber die \u00dcberraschung freuen, was denn in dem Mail nun wohl drinsteht.<\/li>\n<li>E-Mail-Betreffs sind sakrosankt. Wenn du ein Email weiterleitest oder auf eines antwortest, dann \u00e4ndere den Betreff keinesfalls, auch wenn das, was du schreibst, \u00fcberhaupt nichts mehr damit zu tun hat, und stelle dir am besten das ratlose Gesicht des Empf\u00e4ngers vor, der nun r\u00e4tselt, was man nun von ihm will.<\/li>\n<li>Schicke sicherheitshalber immer alle Mails an m\u00f6glichst viele Leute. So steigt die Wahrscheinlichkeit, da\u00df sich irgendjemand um dein Anliegen k\u00fcmmert. Au\u00dferdem kriegen dann umsomehr Leute mit, wie gesch\u00e4ftig und wortgewaltig du bist.<\/li>\n<li>Sorge daf\u00fcr, da\u00df auch interne Mails nicht schmucklos herumgeschickt werden. Lass daher die komplette Signatur, alle Disclaimer, Einladungen f\u00fcr die Technologietage etc. drin, dann wirkt das Mail gleich wichtiger und gewichtiger. Au\u00dferdem freut sich der Mailserver, da\u00df er jetzt mehr Platz verbrauchen darf.<\/li>\n<li>Verschicke Dateien als Anhang und nicht als Links. Dadurch stellst Du sicher, da\u00df sich der Anhang nicht \u00e4ndert, auch wenn er l\u00e4ngst \u00fcberholt ist. Au\u00dferdem bekommen dann alle Empf\u00e4nger ihre eigene Kopie in ihrer Mailbox, und wieder darf sich der Mailserver \u00fcber den Mehrverbrauch an Plattenplatz und den Performanceverlust freuen, wenn 4-GB-Pr\u00e4sentationen an 50 Mitarbeiter verschickt werden.<\/li>\n<li>Rufe den Empf\u00e4nger sofort an, nachdem Du ihm ein Mail geschickt hast, und frage ihn, ober es eh bekommen hat, was er dazu sagt und warum er denn nicht antwortet. Es gehen ja soviele Mails verloren auf dieser schlechten Welt!<\/li>\n<li>Warum solltest du die seit Outlook\/Exchange 2007 vorhandene M\u00f6glichkeit nutzen, den Abwesenheitsassistenten automatisch ein- und auszuschalten? Du hast das immer schon h\u00e4ndisch gemacht und dann das Ein- oder Ausschalten vergessen. Warum sollte das jetzt anders sein? Au\u00dferdem ist es auch gar nicht n\u00f6tig, an die Leute in der eigenen Organisation eine andere Abwesenheitsnachricht zu senden als an externe.<\/li>\n<li>Am besten verbringst du einen Gro\u00dfteil Deiner Zeit damit, dich von Email-Verst\u00e4ndigungen wie Popup-Meldungen, abgespielte Sounds und Briefchensymbole in der Taskleiste von deiner Arbeit ablenken zu lassen. Versuche doch, ein neues Email noch vor der Popupmeldung aufzumachen. An die M\u00f6glichkeit, deinen Mail-Client bei einer konzentrationsintensiven T\u00e4tigkeit einfach zu schlie\u00dfen, solltest du nicht mal denken!<\/li>\n<li>Schreib auf jeden Fall ein Email, auch wenn Du wei\u00dft, da\u00df ein kurzes Telefonat effizienter w\u00e4re. Der Empf\u00e4nger freut sich sicher \u00fcber deine lustigen Tip- und Rechtschreibfehler!<\/li>\n<li>Versuche einen m\u00f6glichst gro\u00dfen Posteingang zu bekommen. Je mehr Mails, desto besser!<\/li>\n<\/ul>\n<p><em>Conclusio<\/em><\/p>\n<p>\u201eInformationsflut\u201c ist ein ernstzunehmendes Problem, kein abstrakter Feind, der nur in Statistiken, IT-Gehirnen oder Orwell-Szenarien existiert. Wer das <em>heute <\/em>noch glaubt, k\u00f6nnte sich <em>morgen<\/em> wundern.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Anl\u00e4\u00dflich des Information Overload Awareness Day am 12.08. habe ich mir einige Gedanken dazu gemacht, weil die Informations\u00fcberflutung doch eine Tatsache ist, mit der wir tagt\u00e4glich konfrontiert werden und die die Effizienz unserer Arbeit vermindert. 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